Под центрами коллективного пользования (ЦКП) понимают организационные структуры, предоставляющие в ограниченное пользование ресурсы (компьютерную технику, помещения, специализированное оборудование, и т.п.). Одной из основных идей создания ЦКП в ВУЗах является обеспечение более качественной профессиональной подготовки практико-ориентированных специалистов, что подразумевает тесное сотрудничество с потенциальными работодателями. Центры коллективного пользования представляют собой удобную базу для проведения практических занятий и семинаров в рамках очных и заочных курсов, онлайн-конференций и других образовательных мероприятий. На данный момент ставится задача создания эффективной сети центров коллективного использования оборудования в рамках инновационных образовательных программ для подготовки и переподготовки высококвалифицированных специалистов в области передовых технологий. Одной из основных целей создания сети ЦКП является привлечение ресурсов и технологического потенциала работодателей. Сотрудничество в подготовке специалистов к работе на специализированном оборудовании взаимовыгодно и для ВУЗа, и для работодателя. Поэтому как вся сеть, так и каждый ЦКП в ее составе, должны иметь четкую организацию, устойчивую инфраструктуру и проявлять полную готовность к сотрудничеству.

В докладе рассматривается проблема эффективного распределения ресурсов в процессе обучения. Наиболее простой и эффективный способ организации деятельности центров — на основе заявок от пользователей ресурсов, однако, в случае если ресурс нужно запросить неоднократно в течение некоторого периода, либо в случае, когда обработка заявок выполняется для сети ЦКП, в процессе обработки возникают определенные сложности. К примеру, на данный момент в работающих ЦКП учет и контроль использования ресурсов ведется посредством бумажных документов, что весьма затрудняет и замедляет процесс обслуживания. За время от подачи заявки до ее непосредственного выполнения необходимо выяснить возможность выполнения заявки (как принципиально, так и конкретно в заявленное время), при необходимости назначить обслуживающий персонал, определить порядок оплаты и отследить факт оплаты, а также занести все данные о предполагаемом выполнении заявки в журнал выполнения. При такой организации достаточно сложно осуществлять контроль выполнения заявок, к тому же не исключены ошибки, связанные с человеческим фактором.

Способ решения данной проблемы вполне очевиден: процесс оборота заявок достаточно однотипен и поэтому должен легко поддаваться автоматизации. К тому же, в составе автоматизированной системы можно предусмотреть ряд мер, направленных на повышение эффективности и удобства работы с заказчиками. Внешне такая система должна выглядеть простой и эффективной и не вызывать сложностей при взаимодействии, при этом требуется гибкость и настраиваемость для адаптации под нужды конкретного ЦКП, а также возможность коммуникации с аналогичными системами в других ЦКП. Система подразумевает разделение полномочий ее пользователей посредством реализации нескольких уровней доступа.

Уровни доступа связаны между собой в единое целое посредством очередей заявок и обслуживающих процедур. В случае одиночных ресурсов такое техническое решение вполне достаточно для эффективного управления прохождением заявок. При наличии однотипных ресурсов имеет смысл предусмотреть возможность их группировки внутри системы, а процедура составления расписания должна реализовывать выбор конкретного ресурса, не занятого в указанное время. Ресурсы внутри одной и той же группы могут отличаться друг от друга, поэтому помимо выбора подходящего по параметрам ресурса, система также должна предоставлять возможность подачи запроса на использование конкретного ресурса, при условии, что заказчик уже точно знает, что ему нужно.

Поскольку учебный процесс имеет выраженную периодическую структуру, однотипные занятия в большинстве случаев проводятся с некоторой периодичностью (раз в неделю, раз в две недели, раз в месяц). Поэтому разумно предусмотреть возможность подачи набора заявок на заданный период обучения как единого целого, а также составления расписания по таким заявкам.

Для оценки эффективности обслуживания заявок в ЦКП необходимо реализовать возможность получения отчетов по прохождению заявок путем ведения журналов действий менеджеров и обслуживающего персонала. Такие отчеты позволят оценить работу персонала ЦКП, анализировать востребованность ресурсов, и т.д.

Среди отечественных и зарубежных свободных и коммерческих разработок не было найдено ни готовых открытых систем с подходящей функциональностью, ни других схожих систем управления заявками (Claims management systems), предоставляющих возможность расширения функциональности до требуемого уровня. Таким образом, на данный момент стоит задача реализации системы с описанной функциональностью для интенсивного использования в центрах коллективного пользования, что в потенциале должно дать повышение экономической эффективности ЦКП за счет улучшения качества предоставляемых услуг.

В настоящее время в Институте дистанционного образования НГТУ разрабатывается открытая система на основе вышеприведенных требований. Особое внимание уделяется гибкости и настраиваемости системы, поскольку поставлена задача реализации системы управления заявками, пригодной к внедрению в большинстве ЦКП НГТУ, с возможностью адаптации и в других ВУЗах.