1. Информация на слайдах должна хорошо читаться

1.1. Цветовое решение презентации.

Независимо оттого, насколько красочны и привлекательны шаблоны оформления слайдов, предлагаемые программой MS PowerPoint, выбор цветового решения — соотношения цветов фона слайда и текста — диктуется условиями показа. Для демонстрации презентации на экране монитора или с помощью проектора в хорошо затемненном помещении вполне оправдан выбор ярких цветов, темного фона слайдов и светлого цвета текста. Типичной же ситуацией является отсутствие затемнения, поэтому оптимальным для электронной презентации является светлый фон слайдов и темный цвет текста.

1.2. Размер и тип шрифта.

Размер шрифта, позволяющий сделать текст приемлемым для чтения на экране, предусмотрен в шаблонах презентаций, поэтому имеет смысл размещать на слайде такой объем текста, который бы не приводил к автоматическому уменьшению размера шрифта.

Кроме того, нужно помнить, что на экране лучше воспринимаются шрифты без засечек (такие как, например, Tahoma, Verdana, Arial), поэтому использовать привычный для печатных текстов шрифт Times New Roman в презентациях не рекомендуется, также как не рекомендуется использовать курсивное начертание.

1.3. Объем и структурирование информации на слайде.

Текст презентации не должен служить конспектом для докладчика – для этого в программе MS PowerPoint существует специальный режим подготовки заметок к слайдам. Развернутые тексты на слайдах презентаций – конспектов лекций вполне оправданны, но в презентациях, иллюстрирующих публичное выступление, текст должен быть свернут до ключевых слов и фраз. Полные развернутые предложения на слайдах таких презентаций используются только при необходимости цитирования.

Списки на слайдах не должны включать более 5-7 элементов. Если элементов списка все-таки больше, их лучше расположить в две колонки

В таблицах не должно быть более 4 строк и 4 столбцов – в противном случае данные в таблице будет просто невозможно увидеть. Ячейки с названиями строк и столбцов и наиболее значимые данные рекомендуется выделять цветом.

Гистограммы не должны включать более 4 категорий, а организационные диаграммы – более 5 элементов.

Если требуются более объемные таблицы и диаграммы, лучше подготовить их для раздаточных материалов с помощью других программ.

2. Выбранные средства визуализации должны быть адекватными содержанию

2.1.

Информация, которая плохо воспринимается на слух – даты, имена, новые термины, названия – должна быть обязательно представлена на слайдах.

Примеры неэффективного (рис. 1) и эффективного (рис. 2) представления информации в презентации:

Рис. 1. Слайд 1. Неэффективное представление информации в презентации

Рис. 2. Слайд 2. Эффективное представление информации в презентации

2.2.

При графическом представлении информации должны использоваться адекватные средства визуализации, т.е. подбираться соответствующие содержанию типы графиков и диаграмм, иллюстрации, таблицы.

2.3.

Средства динамического представления информации (перемещение или разновременное появление фрагментов текста и графических объектов, другие анимационные эффекты и эффекты смены слайдов) должны служить для дозирования информации, привлечения внимания слушателей к той ее части, о которой идет речь в определенный момент выступления, и показа явлений в динамике.

3. Количество и содержание слайдов должны быть адекватны содержанию и продолжительности выступления

3.1.

Количество слайдов определяется регламентом выступления. Например, для 10-минутного выступления готовится не более 12 слайдов.

Избыточное количество слайдов приводит не только к нарушению регламента, но и к утомлению слушателей и рассеиванию их внимания. В зарубежной практике чрезмерное количество слайдов в презентациях получило шутливое название «PowerPoint Poisoning» («отравление» PowerPoint).

3.2.

Первый слайд презентации должен содержать название темы выступления, фамилию, имя и отчество докладчика, время и место выступления, контактную информацию. Для корпоративных презентаций в оформлении обязательно использование соответствующей символики.

3.3.

Заключительный слайд презентации, содержащий текст «Спасибо за внимание» или «Конец», вряд ли приемлем для презентации, сопровождающей публичное выступление, поскольку завершение показа слайдов еще не является завершением выступления. Кроме того, такие слайды, так же как и слайд «Вопросы?», дублируют устное сообщение. Оптимальным вариантом представляется повторение первого слайда в конце презентации, поскольку это дает возможность еще раз напомнить слушателям тему выступления и имя докладчика и либо перейти к вопросам, либо завершить выступление. Контактную информацию, представленную на первом и заключительном слайдах, необходимо также указать в раздаточных материалах.

4. Файл презентации необходимо сохранять в формате «Демонстрация» (слайд-шоу)

Для показа файл презентации необходимо сохранить в формате «Демонстрация PowerPoint» (Файл – Сохранить как – Тип файла – Демонстрация PowerPoint). В этом случае презентация автоматически открывается в режиме полноэкранного показа (slideshow) и слушатели избавлены как от вида рабочего окна программы PowerPoint, так и от потерь времени в начале показа презентации.

Отдельным аспектом подготовки иллюстративных материалов к публичному выступлению является создание раздаточных материалов.

Для выступлений на иностранных языках необходимо также владение набором принятых в соответствующих культурах речевых клише, которые нужно изучать дополнительно.

Практика показывает, что в подготовке презентаций, иллюстрирующих публичные выступления, сложнее всего:

• трансформировать текст выступления для его представления в виде ключевых слов и фраз,
• выбрать адекватные средства визуализации информации,
• подобрать оптимальное цветовое решение, отказаться от чрезмерного использования анимационных эффектов.

Учебные материалы по всем аспектам подготовки презентаций с примерами и ссылками на электронные ресурсы на русском и английском языках представлены на сайте Центра лингвометодических информационных ресурсов в разделах «Публичное выступление» и «Компьютерные права». В Центре можно также получить консультации по подготовке и оценке презентаций и пройти курс «Эффективное публичное выступление» на русском, английском и немецком языках.

Записаться на занятия можно у методистов факультета повышения квалификации преподавателей по тел. (383) 346-34-10 и по электронной почте itlt@edu.nstu.ru

Центр лингвометодических информационных ресурсов1-516 http://www.itlt.edu.nstu.ruКонсультации для преподавателей проводятся по следующему расписанию:Понедельник, четверг 10.10-11.30;среда, четверг 13.45-17.00.

• до выступления – для предварительного ознакомления с его содержанием;
• в процессе выступления – для внесения собственных заметок и комментариев;
• после выступления – для возвращения к его содержанию в любое время.

Кроме того, раздаточные материалы могут служить и кратким конспектом для самого выступающего.

Подготовить раздаточные материалы можно с помощью различных программ, в том числе на основе презентаций MS PowerPoint.

1. Выбор формата

Программа MS PowerPoint позволяет легко подготовить раздаточные материалы в различных форматах и вариантах, которые выбираются докладчиком в соответствии с его задачами. В диалоговом окне «Печать» можно выбрать следующие форматы распечатки презентации:

• слайды;
• собственно раздаточные материалы (в русскоязычной версии MS PowerPoint используются два варианта перевода термина Handouts – «раздаточные материалы» и «выдачи»);
• структуру презентации;
• заметки (рис. 1).

Рис. 1. Выбор формата распечатки презентации

При выборе формата «слайды» каждый слайд распечатывается на отдельном листе формата А4 в альбомной ориентации. Использование распечатки слайдов удобно в том случае, если в качестве раздаточных материалов необходим фрагмент презентации – например, диаграмма или схема, представленная на одном из слайдов. Для распечатки отдельных слайдов нужно указать их номера в поле «Диапазон печати» в диалоговом окне «Печать».

При использовании формата «выдачи» на одной странице можно разместить 1, 2, 3, 4, 6 или 9 слайдов (в отличие от формата «слайды» в этом случае по умолчанию выбирается книжная ориентация бумаги). При этом на раздаточных материалах могут отображаться:

• только слайды;
• слайды и пустые строки для заметок.

При выборе формата «структура» на раздаточных материалах будет представлен только текст слайдов — без графических элементов.

В формате «заметки» каждый слайд будет распечатан на отдельном листе вместе с заметками выступающего, которые создаются при подготовке презентации в режиме «Обычный». Этот формат удобно использовать и в качестве конспекта для докладчика.

Во время выступления можно использовать и электронный вариант слайдов с заметками на компьютере докладчика. Для этого необходимо настроить показ на двух экранах (Меню — Показ слайдов — Настройка презентации — Показ представления докладчика). В этом случае слушатели будут видеть только слайды (Режим показа), а докладчик — слайды, заметки и кнопки управления презентацией (Режим докладчика).

2. Создание колонтитулов

Независимо от целей и способа подготовки раздаточных материалов их обязательным атрибутом являются колонтитулы. Они должны размещаться не на слайдах, а на страницах раздаточных материалов. В колонтитулы вносятся не только номера и количество страниц, но и максимально подробная идентифицирующая информация, которая позволяет восстановить контекст выступления. К такой информации относятся:

• имя, фамилия и отчество выступающего;
• название выступления;
• название мероприятия, для которого готовилось выступление (семинара, совещания, конференции и т.п.);
• дата выступления;
• контактная информация (электронная почта и др.).

Колонтитулы на раздаточных материалах необходимо подготовить и в том случае, если презентация будет размещена в Интернете, а распечатку раздаточных материалов будут делать сами пользователи.

Подготовить колонтитулы на раздаточных материалах в PowerPoint можно в процессе создания презентации (Вид – Колонтитулы – Вкладка «Заметки и выдачи») и в режиме предварительного просмотра, который можно запустить из пункта меню «Файл», через панель форматирования или с помощью команды Печать – Просмотр – Печатать следующее: Выдачи; Параметры – Колонтитулы – Вкладка «Заметки и выдачи» (рис. 2). Увидеть колонтитулы в электронной версии раздаточных материалов в MS PowerPoint можно только в режиме предварительного просмотра.

Рис. 2. Создание колонтитулов раздаточных материалов в MS PowerPoint

Колонтитулы для раздаточных материалов в MS Word создаются так же, как и для всех документов MS Word (Вид – Колонтитулы).

3. Распечатка раздаточных материалов в MS PowerPoint

Для распечатки раздаточных материалов в MS PowerPoint необходимо:

1. Открыть стандартное окно «Печать».
2. В выпадающем списке «Печатать» выбрать необходимый формат: «слайды», «выдачи», «заметки» или «структура».

   Если планируется включение в раздаточные материалы не всех слайдов, то в блоке «Диапазон печати» нужно указать номера необходимых слайдов.

3. Выбрать количество слайдов на листе, порядок их следования (вертикальный или горизонтальный).
4. При распечатке на черно-белом принтере необходимо в выпадающем списке «Цвет или оттенки серого» выбрать «Оттенки серого».

Изменить ориентацию бумаги для распечатки раздаточных материалов можно в диалоговом окне «Предварительный просмотр».

Недостатком распечатки раздаточных материалов в MS PowerPoint является то, что программа не позволяет автоматически нумеровать слайды на раздаточных материалах. Проставить номера слайдов при необходимости можно перед распечаткой в колонтитулах слайдов (Вид – Колонтитулы – Слайды или Предварительный просмотр – Печатать – Слайды; Параметры – Колонтитулы – Вкладка «Слайды»), но для того чтобы номера слайдов были хорошо видны на раздаточных материалах, необходимо в образце слайдов увеличить размер шрифта для номера слайда (Меню – Вид – Образец слайдов – Область номера).

4. Распечатка раздаточных материалов в MS Word

Распечатать слайды, структуру презентации или заметки можно также при переносе презентации в MS Word. Это дает возможность использовать дополнительные форматы представления раздаточных материалов: один слайд на странице с пустыми строками для заметок и три слайда на листе с текстом заметок.

Для распечатки раздаточных материалов в MS Word необходимо:

1. Открыть презентацию в MS PowerPoint.
2. В меню «Файл» выбрать команду «Отправить» и далее команду «В Microsoft Office Word» (рис. 3).



Рис. 3. Перенос презентации в MS Word

3. В диалоговом окне «Отправка в Microsoft Office Word» выбрать необходимый формат раздаточных материалов, (рис. 4).

   Рис. 4. Форматы представления презентации при ее переносе в MS Word

   Если при отправке слайдов в MS Word установить опцию «Связать», то в документе MS Word будут автоматически отражаться все изменения, которые будут позднее вноситься в презентацию.

4. После нажатия на кнопку «ОК» будет автоматически создан файл MS Word с раздаточными материалами.
5. Оформить колонтитулы (Меню – Вид – Колонтитулы).
6. Сохранить документ под нужным именем (например, «Раздаточные материалы»).

При переносе презентации в MS Word слайды автоматически вставляются в обычную таблицу MS Word, поэтому раздаточные материалы в таком формате легко редактируются.

Недостатком этого способа подготовки раздаточных материалов является то, что при переносе из MS PowerPoint презентаций с большим количеством графики файл MS Word получается очень объемным.

Форматы раздаточных материалов, доступные при распечатке в MS PowerPoint и переносе в MS Word, представлены в таблице 1.

Таблица 1. Форматы раздаточных материалов в MS PowerPoint и MS Word

При создании раздаточных материалов нужно также помнить о том, что:

• нет необходимости включать в раздаточные материалы последний (одинаковый с титульным) слайд презентации MS PowerPoint. Наличие такого слайда оправдано в презентации, сопровождающей публичное выступление; в раздаточных же материалах его содержание является избыточным. Последний слайд можно исключить из раздаточных материалов, не указывая его номер при распечатке в MS PowerPoint или удалив его из таблицы в MS Word;
• иллюстративные материалы с большим объемом информации – сложные таблицы, схемы, списки литературы, примеры фрагментов текстов или вычислений – целесообразнее подготовить с помощью других программ.

Выбор объема раздаточных материалов, времени их предъявления (до, после, во время выступления) и программных средств для их подготовки всецело определяется содержанием выступления, спецификой иллюстративного материала и задачами выступления.

Примеры раздаточных материалов на основе презентаций MS PowerPoint представлены на сайте Центра лингвометодических информационных ресурсов ИДО НГТУ (Обучение – Компьютерные права – Подготовка презентаций MS PowerPoint) по адресу: http://www.itlt.edu.nstu.ru/mspowerpoint_cdl.php